10. Oktober 2017 Interne Kommunikation bei alto.

Dialog als Erfolgsfaktor

 „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ (Paul Watzlawick) 

Kommunikation findet immer statt, ob gewollt oder ungewollt. Diese Tatsache verdeutlicht Paul Watzlawicks Aussage. Stetiger Wandel und Informationen beeinflussen unsere heutige Kommunikation. Vor allem wegen unseres flexiblen Arbeitsmodells, kann der Bereich nicht stiefmütterlich behandelt werden. Mit Eintritt der Generation Z bzw. den Millennials in das Berufsleben ist der Anspruch an die Kommunikationsfähigkeit der Unternehmen noch einmal gestiegen. Es liegt in unserer Hand, wie wir auf all diese Einflüsse reagieren um sich als Unternehmen den wandelnden Gegebenheiten anzupassen und Mitarbeiter nachhaltig zu binden. 

Kommunikation ist das Herzstück unserer Tätigkeit. Dabei ist uns nicht nur die Kommunikation in Ihrem Unternehmen wichtig, sondern auch der gute interne Kommunikations- und Informationsaustausch. Gerade eine Werbeagentur erweckt oftmals den Anschein, dass die Priorität bei der externen Kommunikationsgestaltung liegt. Dabei fängt gute Öffentlichkeitsarbeit bei der Qualität und Motivation der eigenen Mitarbeiter an. Der innerbetriebliche Kommunikationsfluss ist der entscheidende Erfolgsfaktor für unsere reibungslose Zusammenarbeit und die guten Arbeitsergebnisse. Daraus ergibt sich für uns stetig die Chance, die Effizienz zu steigern. 

Wie wir bereits in dem anderen Blog-Beitrag „Freitags ist sie nie da!“ genauer erläutern, haben wir das absolute Privileg, dass wir in unseren Jobs örtlich und auch zeitlich fast uneingeschränkt arbeiten können. Bei alto. können wir weitgehend die Arbeitszeiten selbst einteilen und selbst entscheiden, von wo wir arbeiten möchten. Trotz Flexibilität ist eine gute Selbstorganisation die Voraussetzung für ein effizientes Arbeiten am beliebigen Ort. Natürlich ist die Erreichbarkeit in den Kernzeiten für unsere Kunden und für das Team weiterhin wichtig. Eine Software, die uns die mobile Erreichbarkeit unter einer Telefonnummer erleichtert und somit unser flexibles Arbeiten unterstützt, ist Placetel. Damit können wir auch ganz bequem vom Handy aus Kundengespräche im Home-Office führen und sind unter unseren gewohnten Durchwahlen erreichbar.

Wenn mal alle Kollegen in der Agentur sind, sitzen sie nicht in einem Büro, sondern auf zwei Etagen verteilt. Es ist also wichtig, auf einen Blick die Verfügbarkeit der einzelnen Kollegen prüfen zu können um vor allem schnelle und kurze Informationswege zu haben. Um das zu ermöglichen, verwenden wir unser Lieblingsinstrument der elektronischen Medien: Slack!

Slack ist eine Kommunikationsplattform, die webbasiert nutzbar oder als eigenständiges Programm auf Computern, Tablets und Smartphones installierbar ist. Der Vorteil von Slack ist die strukturierte Kommunikation; das grenzt es von E-Mail und normalen Messengern ab. Zum einen können wir mit Slack den Status aller Kollegen auf einen Blick abrufen, zum anderen können wir uns schnell und einfach austauschen und uns darüber organisieren. Das sorgt für die Transparenz der Projekte, Übersicht der Abläufe, stärkt darüber hinaus die Motivation der Beteiligten und somit die Produktivität. Da die Chatverläufe zu jedem beliebigen Zeitpunkt abgerufen werden können, gibt es einen geringen Informationsverlust und einen schnellen Zugang zu den beliebigen Informationen. Weitere Vorteile von Slack sind die leichte Handhabung und die selbsterklärende Bedienung, sodass auch neue Mitarbeiter sich schnell einarbeiten können. Beliebige Channels zu den jeweiligen Themen und Projekten können eingerichtet und die Verantwortlichen hinzugefügt werden. Der Austausch ist vergleichbar mit einem Chat. Es kann in den Channels mit einer größeren Gruppe kommuniziert, aber auch eine einzelne Person kann direkt angesprochen werden. Auch eine Direktnachricht an einzelne Personen ist möglich. Die Gesprächsverläufe der geschlossenen Channels werden nicht gelöscht und können bei Bedarf wieder geöffnet werden. Das sorgt für eine Übersichtlichkeit, da wirklich nur die Channels geöffnet sein brauchen, die gerade benötigt werden. Wird ein bestimmtes Thema gesucht, kann man durch die Suchfunktion schnell darauf zugreifen. Dateien können problemlos hochgeladen und kommentiert werden. Slack ist für uns das ideale Werkzeug, um die interne Kommunikation zu vereinfachen, da Informationen schnell ausgetauscht und abgelegt werden können und diese von überall aus verfügbar sind. Zum Beispiel für Kollegen im Home-Office oder für Kollegen, die im Vertriebsaußendienst unterwegs sind. Die Generation Z profitiert auch sehr davon, da sie den Umgang mit elektronischen Medien von Kind auf kennt. 

Halten wir also abschließend fest: Kommunikation findet immer und überall statt. Wenn wir nicht intern kommunizieren könnten, dürften wir uns auch nicht anmaßen, es anderen beibringen zu wollen. Als Kommunikationsdienstleister ist es wichtig, wie wir auf den stetigen Wandel reagieren, um uns kontinuierlich weiterzuentwickeln. Trotzdem: der persönliche und direkte Kontakt zueinander hat bei uns die höchste Priorität!