ERP als zentrales Rückgrat der digitalen Prozesse

BIOCARE stand vor der Aufgabe, ein bestehendes ERP-System abzulösen, das den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens nur noch eingeschränkt gerecht wurde. Ziel war eine flexiblere Lösung, die als zentraler Baustein der weiteren Digitalisierung dient und sich konsequent an den realen Abläufen im Unternehmen orientiert.

Das neue ERP sollte alle grundlegenden Funktionen eines Warenwirtschafts- und Verwaltungssystems abdecken, gleichzeitig aber die besonderen Anforderungen von BIOCARE berücksichtigen. Bestehende Prozesse sollten nicht einfach übernommen, sondern gezielt überprüft, vereinfacht und dort optimiert werden, wo es sinnvoll ist.

Die eigentliche Herausforderung lag nicht in einzelnen Modulen, sondern im Zusammenspiel vieler Prozesse. BIOCARE benötigt deutlich mehr als ein klassisches ERP von der Stange.

Das System musste sämtliche Daten entlang des gesamten Bestell- und Lieferprozesses zuverlässig abbilden und gleichzeitig zentrale ERP-Bereiche wie Kundenstammdaten, Finanzen, Buchhaltung und Auftragsverwaltung integrieren. Hinzu kam die Anbindung bestehender Spezialprogramme, die den Weg vom Warenausgang bis zur Distribution und zum Lieferschein begleiten.

Ein weiterer zentraler Punkt war die Produktions- und Auftragsplanung. Abläufe sollten nicht nur dokumentiert, sondern transparent steuerbar werden. Gleichzeitig musste das ERP offen genug bleiben, um neue Anforderungen, zusätzliche Prozesse und zukünftige digitale Schritte schnell integrieren zu können.

Wir sind bewusst mit einem MVP (Minimum Viable Product) gestartet, einer ersten funktionsfähigen Version des ERP-Systems. So konnte das System Stück für Stück aufgebaut und getestet werden. Durch den parallelen Betrieb des Live-Systems musste zu jeder Zeit gewährleistet sein, dass beim Livegang alle Daten und Informationen erhalten bleiben und direkt weitergearbeitet werden kann.

Schnittstelle zum Ordersystem

Das ERP wurde von Anfang an nahtlos an das zuvor entwickelte Ordersystem angebunden. Bestellungen aus dem Shop landeten direkt im ERP, Kunden- und Produktdaten waren durchgängig verfügbar. Was im Shop bestellt wurde, löste im ERP automatisch die entsprechenden Prozesse aus: Lagerverwaltung, Rechnungsstellung, Versandabwicklung. So entstand ein geschlossener Kreislauf, in dem keine Information verloren ging oder doppelt erfasst werden musste.

Verwaltungsoberflächen und Tests unter realen Bedingungen

Die Funktion stand im Vordergrund. Deshalb beschränkt sich die Benutzeroberfläche aufs Wesentliche, ohne die Benutzerfreundlichkeit aus den Augen zu verlieren. Aufträge, Kunden, Produkte und Lagerbestände ließen sich übersichtlich erfassen, zusätzliche Informationen konnten direkt an Bestellungen oder Kunden hinterlegt werden.

Vor dem Go-live haben wir das System in einer Testphase mit internen Nutzern und ausgewählten Bestandskunden eingesetzt. Dieses Feedback von außen half dabei, Abläufe weiter zu optimieren und das System noch besser an die tatsächlichen Abläufe bei BIOCARE anzupassen.