Agiles Projektmanagement - Der Projektmanager plant das Backlog eines agilen Projekts

Agiles Projekt­manage­ment

Alles im Fluss

Länger laufende Projekte – wozu Websites, Shops, Apps oder Multitouch-Anwendungen zählen – kann man heutzutage nicht mehr minutiös durchplanen. Die Komplexität nimmt auf allen Leveln zu: Märkte verändern sich, Stakeholder-Interessen schwanken und Technologien sind schnell überholt. Deswegen gehen wir unsere Projekte agil an. Agiles Arbeiten hat seinen Ursprung in der Software-Entwicklung. Agiles Projektmanagement ermöglicht somit flexibles Reagieren auf sich ändernde Rahmenbedingungen.

Herangehens­weise bei agilen Projekten

Komplexe Projekte, insbesondere im Bereich der Entwicklung zeichnen sich durch eines aus: Man weiß im Vorfeld zwar grob, wo man hin oder was man erreichen will, kennt aber häufig die Anforderungen nicht im Detail. Diese konkretisieren sich oftmals erst während der intensiven Auseinandersetzung mit dem Vorhaben und im kreativen Austausch zwischen Kunde und Agentur.

Ideen, Strategie­anpassungen und Veränderungen

Während der Laufzeit entstehen nicht selten zusätzliche Ideen und es ergeben sich Weichenstellungen in dem Moment, in dem man den aktuellen Projektstand betrachtet. Unter Umständen ändern sich dann auch Priorisierungen der geplanten Funktionalitäten. Sei es aufgrund kundenseitiger Strategieanpassungen oder auch externer Einflüsse wie Veränderungen in der Gesellschaft oder unvorhersehbare Wettbewerbsaktivitäten. Häufig verändern sich sogar im Projektverlauf die technologischen Gegebenheiten, auf die man natürlich reagieren möchte. Die Lösung - agiles Projektmanagement.

Priorisierung der Features

Aus diesem Grund sind Projektabläufe nach einem „Wasserfallmodell“ bei komplexen Entwicklungsvorhaben häufig ungeeignet. Beim Wasserfallmodell erfolgt die detaillierte Planung des Projektes vollständig vorab. Veränderungen während der Projektumsetzung führen damit zwangsläufig zu neuen Terminlagen und erschweren auch häufig die Budgeteinhaltung.

Als zielführender erweist sich das agile Projektmanagement. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass in agilen Projekten zunächst nur eine grobe Planung der Produkteigenschaften und Funktionalitäten erfolgt und die Projektbestandteile in überschaubare und aufwandsseitig hinreichend schätzbare, aber in sich geschlossene, lauffähige Moduleinheiten oder Teilprojektschritte aufgeteilt werden. Für die Abwicklung komplexer Projekte greifen wir auf agile Methoden aus der Entwicklung von Software zurück, dem sogenannten Scrum-Modell, das wir auf unsere Bedürfnisse angepasst haben.

Die Gewichtung der Moduleinheiten

Diese Moduleinheiten werden gemeinsam mit dem Kunden nach Nutzen priorisiert und folgen dabei stets der Prämisse „das Wichtigste zuerst“. Es entsteht eine sortierte Liste von Anforderungen, die das sogenannte „Product Backlog“ bildet. Diese unter Berücksichtigung der Budgetrestriktion aufgestellte Liste kann im Verlaufe des Projektes angepasst werden, um sich verändernde Rahmenbedingungen, neue Erkenntnisse, veränderte Detailanforderungen an einzelne Features oder neue Kundenwünsche aufzunehmen.

Agiles Projektmanagement - Grafik zeigt Priorisierung von Features

Sprints

Aus den Priorisierungen des Product Backlogs ergeben sich konkrete Aufgaben für überschaubar kurze Entwicklungseinheiten. Diese Einheiten werden als „Sprints“ bezeichnet und umfassen häufig zwei Wochen. In diesem Zeitraum werden die Aufgaben eines einzelnen Sprints durch das Team abgearbeitet. Am Ende jedes Sprints erfolgt die Prüfung und Freigabe des jeweiligen Teilprojektergebnisses im Rahmen eines Reviews mit dem Kunden. Direkt im Anschluss erfolgt die Entwicklung und Planung des folgenden Sprints.

Dynamisches Product Backlog

Alle Anforderungen aus dem Product Backlog, die im aktuellen Sprint nicht bearbeitet werden, können grundsätzlich inhaltlich oder in ihrer Priorisierung verändert werden. Um zu gewährleisten, dass Zeitkontingente und Budgetrahmen eingehalten werden, wird das Product Backlog dynamisch fortgeschrieben. Zum Beispiel wird bei Aufnahme einer neuen, vorher nicht bekannten Aufgabe mit einem bestimmten, geschätzten Aufwand eine andere Aufgabe im gleichen Aufwandsumfang herausgestrichen oder geringer priorisiert. Zu einem späteren Zeitpunkt kann entschieden werden, ob solche niedrig priorisierte Aufgaben, meist „nice to have“-Aufgaben, dann noch zusätzlich umgesetzt werden sollen oder als nicht mehr wichtig gestrichen werden.

Eine Grafik zeigt die Vorgehensweise mithilfe von Sprints

Agiles Projekt­management – die Vorteile

Entscheidender Vorteil des agilen Projektmanagements ist die sehr viel effizientere Arbeitsweise. Sämtliche Teilprojektschritte folgen ausschließlich der durch die Nutzenerwartung festgelegten Priorität. Ein Projekt wächst immer „vom Wichtigen ins weniger Wichtige“ und man erhält sehr schnell freigabefähige Ergebnisse unter Einhaltung von Zeit- und Budgetplan.

Um agile Projekte mit dieser Methode zum Erfolg zu führen, ist es erforderlich, dass der Auftraggeber das Projekt eng begleitet. Die Projektentscheider nehmen an den regelmäßigen Reviews teil und führen anstehende Entscheidungen und Freigaben ohne wesentliche Verzögerung herbei. Der Kommunikationsbedarf zwischen Auftraggeber und Agentur ist höher als bei herkömmlichen Projektabläufen. Im Gegenzug erhält der Auftraggeber neben einer höheren Transparenz im Projektbudget die Möglichkeit, schnell mit den ersten Versionen an den Markt zu gehen und nahezu jederzeit Wünsche ins Projekt einzubringen.

Beispiele agiler Projektarbeit finden Sie hier:

Case Studies von alto.
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Silke Kappey, Kundenbetreuerin

Silke Kappey

Kundenbetreuerin

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