Zwei Mitarbeiterinnen arbeiten mit dem Notebook auf der Terrasse

Flexibles Arbeiten

dank moderner Technologie

Freitags ist sie nie da!

Arbeite wann, wo und wie viel du willst! Auf diese Aussage ernten wir nicht nur Erstaunen und Bewunderung, sondern auch Skepsis und Argwohn. „Das kann doch gar nicht funktionieren!“ Klar, so viel Mut polarisiert. Das ist uns bewusst. Vielleicht ist manchmal auch ein bisschen Neid im Spiel? Lesen Sie weiter und entdecken Sie an unserem Beispiel, was flexibles Arbeiten im Detail erfordert.

Die Digitalisierung macht es möglich

Uns ist bewusst: Wir haben das absolute Privileg, dass wir in unseren Jobs örtlich und auch zeitlich fast uneingeschränkt arbeiten können. Wir brauchen einen gut ausgestatteten Laptop, eine stabile Internetleitung, ein Smartphone und eine Handvoll funktionaler Apps (dazu später mehr). That’s it. Für unsere Kunden ist es nicht relevant, von wo aus wir ans Telefon gehen oder ihre E-Mails beantworten. Für sie zählt ein gutes Ergebnis und eine reibungslose Zusammenarbeit.

Flexibilität verlangt Verantwortung

Reibungslose Zusammenarbeit ist auch innerhalb des Teams notwendig. Unsere Projekte werden in der Regel von mehreren Kollegen bearbeitet: Kundenbetreuer, Programmierer, Designer, … Das bedeutet, dass die Anforderungen an Kommunikation und Verantwortung steigen. Wenn wir uns nicht mehr zur gleichen Zeit im Büro gegenübersitzen, dann erfordert das ein hohes Maß an Planung und Absprache. In unserer Digitalagentur haben wir einen Erreichbarkeitskorridor vereinbart: Wochentags sind wir von 9 bis 17 Uhr erreichbar. Das bedeutet, dass wir ans Telefon gehen, E-Mails beantworten und für Termine grundsätzlich zur Verfügung stehen.

Erreichbarkeitszeit und Arbeitszeit werden voneinander gelöst

Das bedeutet nicht, dass ich im Zeitraum von 9 bis 17 Uhr auch meine Arbeit erledigen muss. Ich darf auch Freizeitaktivitäten nachgehen. Das stellen wir den Kollegen frei. Denn, der eine bevorzugt es in den frühen Morgenstunden zu arbeiten und der andere erst nach Einbruch der Dunkelheit. Der Anspruch an unsere Verantwortung ist gestiegen und fordert jeden Einzelnen täglich heraus: Wenn ich gerne abends arbeite, mein Projektkollege aber lieber morgens, ist es unerlässlich, dass ich mich während des Erreichbarkeitskorridors mit ihm abspreche, da ich sonst den Projektfortschritt gefährde.

Selbstorganisation, Kommunikationsfähigkeit, Verantwortung – wir wissen, dass das hohe Ansprüche sind. Aber eins ist klar: Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben weiterhin ihren Vertrag zu erfüllen. An Stundenumfang und Leistungsanspruch hat sich nichts verändert. Wer Freitag nie da sein möchte, kann das also jederzeit tun. Dann wird die Arbeit eben wann anders erledigt.

Warum wir trotzdem noch Büroräume haben

Kommt dann überhaupt noch jemand ins Büro? Interessanterweise ja. Das Gros der Kollegen ist im Erreichbarkeitszeitraum in der Agentur und arbeitet. Und das ist absolut okay – jeder hat eine andere Vorstellung von Work-Life-Balance und jeder darf diese in den oben genannten Grenzen ausüben. Nicht jeder kann sich außerhalb des Büros optimal organisieren oder hat einen Platz, an dem er konzentriert arbeiten kann. Dann gibt es Kollegen, die schätzen den Plausch über die Schreibtische und wieder andere, die sich freuen, wenn sie ihr Büro mal ganz für sich allein haben. Manche arbeiten gerne alle Arbeiten am Stück weg, manche unterteilen sie in Häppchen. Alles in Ordnung!

Flexibilität verlangt Vertrauen

Für das freie Arbeiten, die reibungslose Kollaboration und das gegenseitige Verständnis ist es unerlässlich, einige Zeit den Spirit des Unternehmens aufzusaugen und vor Ort zu erleben, wie die Kollegen arbeiten und „ticken“. Bei allem technischen Fortschritt und hilfreichen Tools: Der persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen, wenn es um den Aufbau von Vertrauen geht. Deshalb gilt bei uns in der Probezeit die klassische Anwesenheitspflicht. Selbstverständlich sorgt das verantwortungsvolle Team dafür, dass die einarbeitenden Kollegen auch vor Ort sind. Insbesondere in der Probezeit ist es wichtig, zu erfahren, ob ein neuer Kollege in unser Team passt und was er zukünftig braucht, um von unserem Arbeitsmodell zu profitieren.

Tools, die uns unser digitales Leben und Arbeiten erleichtern

Wir lieben Digitales und die Möglichkeiten, die uns neue Technologien und die innovativen Ideen junger Start-ups schaffen. Hier stellen wir Ihnen unsere Lieblingstools vor, die uns dabei unterstützen, von überall zu arbeiten. Jedes funktioniert sowohl auf dem Desktop-PC als auch mobil oder via App.

Microsoft Cloud

Das Software-Paket Microsoft Office lässt uns von überall E-Mails abrufen, Besprechungen abhalten, Projekte organisieren, Arbeit dokumentieren und vieles mehr. Ganz besonders relevant ist hier das Tool Teams, eine Art virtueller Raum für Absprachen und der Cloudspeicher OneDrive, auf dem unter anderem interne Dokumente zentral abgelegt sind.

Placetel

Placetel ist unsere virtuelle Telefonanlage. Wir telefonieren in der Agentur ganz normal über unsere schnurlosen Telefone am Arbeitsplatz und unterwegs oder von zuhause über die gleichnamige App auf unseren eigenen Smartphones. Der Clou: wir telefonieren über die App mit unserer bekannten Durchwahl und können darüber auch stets erreicht werden. Die private Telefonnummer erscheint dabei nirgends und es entstehen auch keine Kosten für den Mitarbeiter.

Papershift

Papershift ist unsere virtuelle Stempeluhr. Wenn wir die Arbeit aufnehmen, dann stempeln wir uns auf einem zentralen Device in der Agentur ein oder falls wir von woanders arbeiten, dann tracken wir unsere Zeit mit Hilfe der App (Papershift Stempeluhr). Dieses Tool ist wichtig, denn es dokumentiert revisionssicher unsere Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten.

Wir haben darüber hinaus noch eine Agentursoftware im Einsatz, Programmier- und Grafikprogramme sowie einige webbasierte Software-as-a-Service-Lösungen (SAAS), die auch von überall betriebsbereit sind. Wir sind also mithilfe moderner Technologie von überall einsatzbereit – was fehlt Ihnen noch, um Ihren Mitarbeitern diese Flexibilität bieten zu können?

Digitale und cloud-basierte Tools wie Papershift, Placetel und die Microsoft Office um die interne Zusammenarbeit zu erleichtern
Lena Küssner

Autor:

Lena Küssner

Digital Branding Expert. Findet Details wichtig, beschäftigt sich selbst aber lieber mit dem großen Ganzen. Spricht lebhaft und in Farbe. Schreibt auf dem alto. Experten-Blog über Marken, Macht und Mut.

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Silke Kappey, Kundenbetreuerin

Silke Kappey

Kundenbetreuerin

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