Videokonferenz mit der Kollegin Silke Kappey

Video­konferenz

Die Kom­munika­tions­mög­lich­keit in der digitalen Welt

Das Tool der Zukunft: Video

Können Sie sich noch an die Zeit erinnern, als man dachte, dass mit den Bildtelefonen gerade Science-Fiction Realität wird? Damals, als ISDN eingeführt wurde, war die Übertragung eines Bildes, während man telefonierte, bahnbrechend. Audiovisuelle Kommunikation, das war die Zukunft. Das, was sich damals leider nicht durchsetzen konnte, gehört heute zu unserem Standard. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Videotelefonie in Ihrem Unternehmen nutzen können.

Was ist eine Video­konferenz?

Bevor wir erklären, wie man das Medium Video in seine Kommunikation einbaut, ist es wichtig, dass wir zunächst klären, was eine Videokonferenz ist. Videokonferenzen sind virtuelle Meetings, bei denen die Teilnehmer nicht in einem Raum physisch zusammen sind, sondern separat an ihren jeweiligen Rechnern sitzen. Die Nutzer treffen sich in einem virtuellen Meetingraum und tauschen sich aus. Perfekt, wenn Ihr Unternehmen Home Office anbietet. Im privaten Umfeld kennen Sie vielleicht die App Facetime für iOS-Geräte? Eine Videokonferenz ist im Prinzip genau das: ein Video Chat.

Videokonferenz auf einem Laptop im Home Office mit mehreren Personen

Was braucht es für eine Video­konferenz?

Die Basis für eine funktionierende Videokonferenz ist eine stabile Internetleitung. Bei einer Videokonferenz werden große Datenmengen in HD-Qualität in Echtzeit übertragen. Für eine ruckelfreie Videoübertragung braucht es unserer Erfahrung nach mindestens eine 16MBit-Leitung.

Diese Hard­ware ist für Video­konferenzen nötig

Grundsätzlich braucht es für die Teilnahme an Online-Meetings einen Rechner. Aber auch via Smartphone oder Tablet ist eine Zuschaltung möglich. Die meisten Devices haben ein eingebautes Mikrofon, dass einem ermöglicht sich einzubringen. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt sich ein externes Mikrofon. Diese bieten zudem eine deutlich bessere Audioqualität. Darüber hinaus wird eine Webcam benötigt. Auch hier ist es möglich, eingebaute Geräte zu nutzen. Wir empfehlen jedoch die Nutzung einer externen Webcam, denn interne Geräte sind oft von minderer Qualität.

Arbeitsplatz mit Headset

Videokonferenz Software

Neben der Hardware brauchen Sie für die Durchführung eines Online-Meetings eine entsprechende Software, die Sie und Ihre Teilnehmer zusammenbringt. Der Markt an solchen Tools wächst rasant und es gibt eine Vielzahl an Videokonferenz-Tools. Einige sind kostenlos und andere in Applikationen integriert. Das bekannteste Tool ist Skype. Skype war lange der Platzhirsch und der Begriff „skypen“ ist heute vielen geläufig. Das Programm gab es bis vor Kurzem innerhalb der Microsoft Office Cloud auch als Businessversion. Es wurde mittlerweile ersetzt durch Microsoft Teams. Viele große Softwareanbieter und Enterprise-Lösungen bieten eigene integrierte Videokonferenz-Lösungen.

Heute ist Zoom einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Anders als viele seiner Wettbewerber bietet Zoom sogar eine Variante an, die kostenlos ist. Innerhalb dieser kostenlosen Variante können bis zu 40 Minuten Gruppenmeetings abgehalten werden. Für zwei Personen sogar unbegrenzt lange Meetings. Perfekt für den Einstieg in dieses Themenfeld oder für kleine Unternehmen mit wenigen Personen.

Weitere Anbieter und Tools sind:

  • Amazon Chime
  • Cisco Webex
  • Google Hangouts Meet
  • Microsoft Teams (das nutzen wir bei alto.)
Abbildung verschiedener Anbieterlogos für Videokonferenz-Tools

Video­konferenz Funk­tionen

Die Videokonferenz Tools bieten in der Regel eine einfache Nutzung. Es gibt virtuelle Meetingräume, über die sich Nutzer mithilfe einer ID zuschalten können.

Gäste zu einem Meeting einladen

In diese Räume können Moderatoren Gäste einladen, zum Beispiel Teammitglieder oder Kunden: Dafür wird einfach ein Link geteilt. Der Eingeladene klickt diesen Link und wird in den Meetingraum weitergeleitet. Es gibt hier browserbasierte Softwares und solche, die eine Desktop-Applikation benötigen. Klickt ein Nutzer ihren Link das erste Mal, bekommt er eine Browser-Information, dass er sich zunächst eine Software herunterladen muss, um am Meeting teilnehmen zu können. Teilnehmer, die vom Smartphone auf den virtuellen Raum zugreifen, können sich auch via Telefonnummer einwählen und zuschalten.

Funktionen innerhalb des Meetings

Die Teilnehmer sind mit Audio und Video zugeschaltet. Sowohl ein Moderator als auch jeder Teilnehmer selbst kann entscheiden, wann er sich wie zuschaltet. Es empfiehlt sich, die Mikrofone derjenigen stumm zu schalten, die lediglich zuhören, um die Geräuschkulisse möglichst störungsfrei zu halten.

Ansichten der Teilnehmer und Chat-Funktionen

Die Softwares bieten unterschiedliche Ansichts-Modi. Entweder man sieht immer den aktuellen Sprecher im Vollbild oder man hat immer die Galerie aller Teilnehmer beziehungsweise einer Auswahl dieser vor sich. In den Meetingräumen kann man weitere Funktionen nutzen, beispielsweise das Desktop-Sharing und die Chat-Funktion. Beim Screen Sharing schaltet der Nutzer seinen aktuellen Bildschirm frei. So kann er zum Beispiel Slides einer Präsentation teilen. Der Chat ist optimal, wenn Links geteilt werden oder die Teilnehmer über etwas abstimmen müssen.

Meetings aufzeichnen

Meetings können zudem aufgezeichnet werden. Dafür muss das Einverständnis der Teilnehmer zuvor eingeholt werden. Aufzeichnungen sind dann spannend, wenn es sich zum Beispiel um Briefings oder Beratungen handelt, auf die man später noch mal zugreifen möchte. Der Speicherort ist entweder lokal oder in einer verbundenen Cloud.

Abbildung einer Videokonferenz auf dem Desktop
Abbildung einer Videokonferenz auf mobilen Endgeräten

Warum Sie Video­konferen­zen nutzen sollten

Nicht nur in Zeiten von Social Distancing ist eine Videokonferenz ein probates Mittel zur Kommunikation. Es empfiehlt sich auch dann, wenn Teams remote arbeiten und nicht jeder Kollege im Firmengebäude arbeitet. Aber selbst dann – haben Sie ein sehr großes Gebäude und es fehlt Ihnen an Konferenz- oder Meetingräumen? Dann ist eine Videokonferenz ebenfalls hilfreich für Sie. Darüber hinaus ist es in diesem Format eher möglich auch die Mimik und Gestik des Gegenübers zu erfassen und so noch effizienter mit den Teilnehmern kommunizieren zu können. Und letztlich sparen Videokonferenzen enorm viel Zeit, die sonst gegebenenfalls für Reisen aufgewendet werden müssen.

Wir helfen Ihnen bei allen Schritten weiter, sich mehr und mehr zu digitali­sieren

Zögern Sie nicht Kontakt zu uns aufzunehmen und unserem Team all Ihre Fragen rund um Videokonferenzen oder über andere digitale Möglichkeiten für Ihr Unternehmen zu stellen. Wir sind Profis, wenn es um Digitalisierung geht und finden eine Lösung für Ihr Business. Das Team von alto. freut sich darauf, Sie auf diesem Weg zu unterstützen.

Lena Küssner

Autor:

Lena Küssner

Digital Branding Expert. Findet Details wichtig, beschäftigt sich selbst aber lieber mit dem großen Ganzen. Spricht lebhaft und in Farbe. Schreibt auf dem alto. Experten-Blog über Marken, Macht und Mut.

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Alexander Burchard, Digitalberater

Alexander Burchard

Digitalberater Vertrieb

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